Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2018 году
Проведение конкурса на замещение вакантных должностей и включение в кадровый резерв О,П,И Р,А,П С,А,Р Р,П 4 чел. После этого штатное расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного им лица и вступает в силу. Внутренняя среда является источником её жизненной силы.
А момент вступления штатного расписания в силу наступил только 1 января 2016 года, что указано отдельно. В управлении внутренние переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Наименование фактора внешней среды Важность для отрасли Влияние на организацию Направленность влияния Комплексный показатель 1.
Порядок и образец оформления штатного расписания для ООО в 2018 году - Сбор и систематизация материала для выполнения курсовых работ, курсовых проектов и дипломного проектирования Задачи: 1. Эти факторы также позитивно сказались на лояльности существующих клиентов и стимулировали более интенсивное пользование услугами.
Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье. В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье. Для чего нужно штатное расписание? В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06. Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. Обязательно ли наличие штатного расписания? На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания. Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10. В частности, в п. Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения. Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей работодателей на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость. Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения». Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб. Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке. Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание? После принятия решения о необходимости составления штатного расписания если, конечно, его еще нет в организации возникает следующий вопрос — кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета? Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника. Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и или бухгалтерии, реже — работники юридической службы. В крупных компаниях — планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер при наличии таковых в штате или же сам предприниматель. Утверждается штатное расписание приказом распоряжением , подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом см. Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения вступления в законную силу быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления. С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца. В связи с этим возникает следующий вопрос: С какой периодичностью должно составляться штатное расписание? Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание — это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет. Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них. Затем указываются код по ОКПО Общероссийскому классификатору предприятий и организаций , номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс например, ШР. Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. В графе 1 «наименование» указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т. Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др. В графе 2 «код» проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела подразделения, группы и др. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02. В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать. В графе 3 указываются должность специальность, профессия , разряд, класс категория квалификации работника. Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют например, должность офис-менеджера. Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ ст. Иначе права на льготы работник иметь не будет. В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора ст. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии , а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы. При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» указывается число штатных единиц по соответствующим должностям профессиям. В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр. Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц например, 12. Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу. Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности. Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один — на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы. В графе 5 «Тарифная ставка оклад и пр. » в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке окладу , тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия КТУ , коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте. Напомним, что в соответствии со ст. При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным нормативным актом например, Положением об оплате труда. В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени в данном случае — 7 500 руб. Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику В графах 6—8 «Надбавки» указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты , установленные действующим законодательством РФ например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр. Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу. Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады. По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок например, за интенсивность работы. В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб. С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5—8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5—9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда , указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения в процентах, коэффициентах и т. При этом подсчет общей суммы итога по графам 5—9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Графа 10, как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной. После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого», расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам. Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации. В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно. Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5. Как вносить изменения в штатное расписание? Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т. Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами: Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым следующим по порядку регистрационным номером Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание. В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций содержание граф. Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т. Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями. Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости. Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа распоряжения или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и или структурного подразделения, в котором работает работник если структурное подразделение было указано в трудовом договоре — не что иное, как перевод на другую работу ч. В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения например, в связи с изменением штатного расписания. Когда вносить изменения при сокращении штата? Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата — отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест. При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое. Можно ли изменить унифицированную форму? В постановлении Госкомстата России от 24. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме в том числе код, номер формы, название документа. Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки — для удобства размещения и обработки необходимой информации. Что такое штатная расстановка? Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания — штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих численных и качественных изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении. Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц должностей на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения — фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности — закрытый или вакантный. В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т. За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, — это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.
Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. В уникальном для Компании и рынка мероприятии приняли участие более 130 «активистов» из всех филиалов МегаФона, топ-менеджеры и приглашенные консультанты. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Таблица 3 Мероприятия по введению нового сотрудника в должность специалиста группы кадрового администрирования. О правилах внутреннего трудового распорядка.